Сегодня трудно найти компанию, в которой нет хотя бы несколько компьютеров, объединённых в общую локальную сеть. Сеть нужна для обмена данными, для общего доступа к принтерам, файловому хранилищу, корпоративной СУБД и для многих других вещей. Возникает необходимость создания единой системы обмена сообщениями между сотрудниками компании.
Необходимо пояснить, почему стоит использовать систему обмена мгновенными сообщениями, а не ограничиться телефонами, факсами и электронной почтой. Даже если сотрудники находятся в одном офисе. У системы обмена мгновенными сообщениями есть ряд очень серьёзных преимуществ.
Например:
- Обмен сообщениями сильно экономит рабочее время сотрудников. Одно сообщение с подробным описанием и картинками того, что и как нужно сделать, стоит целого телефонного звонка. И весьма длительного. Это сообщение не потребует дальнейших звонков с уточнениями, как нужно было сделать, ведь оно хранится на компьютере в истории принятых сообщений.
- Обмен сообщениями даёт возможность мгновенно оповестить целую группу или группы сотрудников, которых в противном случае пришлось бы обзванивать по телефону. А телефонная линия может быть занята, человека может не быть на рабочем месте и так далее. С системой обмена мгновенными сообщениями таких проблем не существует.
- Отправленные сообщения будут храниться на сервере. И будут доставлены получателю, даже если его нет на рабочем месте. Человеку достаточно только включить свой компьютер и получить их.
- Полученные сообщения никуда не потеряются, а информация в них никогда не будет забыта. Сообщения будут надёжно храниться на компьютере пользователя или на сервере. И даже если сотруднику нужно будет прочитать свою историю сообщений в дороге или в другом городе, без доступа к рабочему месту, он сможет это сделать через обычный WEB-браузер, через Интернет. Безопасно и быстро.
- Обмен сообщениями позволяет значительно снизить затраты на междугороднюю и сотовую связь. Ведь для этого будет использоваться уже оплаченный Интернет-канал, а все сообщения надёжно шифруются, что делает общение сотрудников безопасным.
- При наличии нескольких филиалов общение между сотрудниками компании значительно упрощается. Нет разницы, сидит собеседник за стенкой, в другой комнате офиса, или в другом городе. Все сообщения передаются и принимаются в реальном времени, мгновенно.
Обмен мгновенными сообщениями или электронная почта?
На практике используется несколько подходов для обеспечения корпоративного общения сотрудников компании. Два самых распространённых — это электронная почта и обмен мгновенными сообщениями. Какой из них лучше?
Ответим прямо. Эти два подхода должны использоваться вместе. Электронная почта нужна для связи с внешним миром. Это стандарт "де факто", и, если в офисе появился Интернет, следующим этапом будет появление электронной почты. Как она будет реализована, это уже другой вопрос, но следует заметить, что электронная почта не может заменить систему обмена мгновенными сообщениями, и вот почему:
Надёжность
В системе мгновенными сообщениями сообщение не может затеряться, не будет отклонено почтовым сервером, если почтовый ящик адресата переполнен или письмо принято за спам. Вы точно будете знать, получил ли адресат ваше сообщение, и когда это произошло. Ответственность за доставку сообщения ложится исключительно на сервер обмена сообщениями и не зависит от посредников. В случае же работы с электронной почтой - письмо может проходить через цепочки серверов, пока его не получит адресат. И получатель далеко не всегда будет извещён о том, что его сообщение не доставлено адресату.
Безопасность
Сообщения, которые проходят через систему обмена мгновенными сообщениями, надёжно шифруются. Поэтому такой системой можно пользоваться через Интернет, объединяя разрознённые офисы компании. К тому же, все разговоры автоматически могут протоколироваться на сервере. И если вдруг возникнет такая необходимость, служба безопасности сможет их проконтролировать. Через корпоративную службу обмена сообщениями нельзя пересылать вирусы, трояны и спам. А значит, ещё одной дыркой в системе IT-безопасности компании становится меньше.
Оперативность
Если адресат сообщения находится в сети, то он сразу же получает и видит отправленные ему послания. Фактически, в таком режиме мы имеем полноценную беседу. Ничего не будет забыто или перепутано. Информация надёжно сохранится в истории клиента. По сути, это как телефонный звонок, только в текстовом виде, надёжно запротоколированный электронной стенографисткой.
Удобство
Система обмена мгновенными сообщениями имеет гораздо больше возможностей, чем электронная почта. С её помощью можно передавать файлы и папки, причём очень значительные по объёму. По сравнению с электронной почтой, в которой налагаются серьёзные ограничения на размеры и типы передаваемых файлов, это большое преимущество. К тому же, при использовании электронной почты, передаваемые файлы увеличиваются в объёме, ведь они кодируются специальным алгоритмом. Поэтому пересылаемые файлы увеличиваются, как правило, в полтора раза.
Система авторизации
Корпоративная система обмена мгновенными сообщениями может интегрироваться с Active Directory , что значительно затруднит создание и отправку поддельных сообщений злоумышленниками от имени ключевых лиц компании. А также позволит просто получить готовый список сотрудников компании прямо в системе обмена мгновенными сообщениями, не регистрируя их там вручную.
Быстрый поиск нужных людей
В корпоративной системе обмена мгновенными сообщениями есть общая панель контактов, с разбивкой по подразделениям, где находятся все сотрудники компании. Можно увидеть, на месте ли человек. Нужен адрес электронной почты? Телефон? Фото? Всё это есть в электронной картотеке и доступно в любой момент. Если вы не знаете точно, в каком подразделении работает сотрудник — это элементарно выяснить парой щелчков мышки, ведь корпоративный мессенджер предоставляет древовидную структурированную схему организации с разбивкой по подразделениям, отделам и так далее.
Контроль
Отправитель всегда точно знает, получено ли его сообщение. Можно быстро отправить оповещение группе сотрудников и убедиться, что они его точно прочитали. Для этого не нужно постоянно сидеть и ждать, когда придут уведомления о прочтении — система сама автоматически всё зафиксирует. Это значительно экономит время. К тому же, если оповещение актуально до некоторого времени, а сотрудник включил компьютер позже, то он не будет получать уже устаревшие сообщения.
Управляемость
Любой аспект работы системы обмена мгновенными сообщениями может быть проконтролирован и настроен. В реальном времени, не теряя рабочего времени сотрудников и максимально гибко. Развитая система прав и ограничений даёт возможность настраивать систему "под себя", учитывая специфику работы той или иной компании или отельного подразделения. Само собой, такие вещи может предоставить только клиент-серверное решение. Простые мессенджеры, работающие по принципу точка-точка без участия сервера, эффективны только в малых сетях, размером до 10-15 компьютеров.
Установка и обновления
Автоматический режим, используя групповые политики Active Directory. Либо встроенная система автоматического обновления, если AD не используется. Для обновления десятков и сотен клиентов не нужно обходить их и вручную устанавливать апдейты, это должно происходить в автоматическом режиме, без участия пользователей. Для корпоративных сетей, использующих Active Directory, автоматизированная установка программного обеспечения с помощью групповых политик является стандартом "де-факто". Поэтому дистрибутив клиента системы обмена мгновенными сообщениями обязательно должен быть не только EXE, но и MSI-файл, для установки в домене.
Выходит, что для целей внутрикорпоративного применения обмен мгновенными сообщениями подходит гораздо больше, чем электронная почта. Электронную же почту лучше использовать для переписки с внешними адресатами или в экстренных случаях, когда по каким-либо причинам нельзя или невозможно использовать внутренний чат.
Принятие решения по выбору системы обмена сообщениями
Итак, что же выбрать в качестве корпоративной системы обмена мгновенными сообщениями?
Если компания располагает достаточными средствами (вопрос стоимости ПО не важен) и полностью в своей инфраструктуре использует продукцию компании Microsoft, тогда однозначно стоит обратить взгляд на мессенджер, производимый этой корпорацией. Идеальная интеграция с Office, SharePoint, офисными АТС, Active Directory и Бог знает чем ещё. Большие возможности и серьёзная цена.
Во всех остальных случаях, коих большинство, приходится выбирать между двумя классами программного обеспечения, платным и бесплатным (в том числе, Open Source).
Не вдаваясь в крайности при обсуждении достоинств и недостатков платного и бесплатного ПО, стоит отметить, что самая важная вещь, это не цена программного продукта, хотя это и весьма важный фактор. Самая важная вещь — это поддержка от разработчиков, оперативное исправление ошибок, конкретные рекомендации и ответы по возникающим вопросам использования программного обеспечения. К сожалению, бесплатное ПО такими вещами похвастаться не может. В силу объективных причин.
Поэтому, если нужно быстро и просто развернуть систему корпоративного общения сотрудников и просто начать работать, рекомендуем попробовать MyChat. 30 дней бесплатного использования помогут оценить удобство и простоту использования системы обмена мгновенными сообщениями и файлами, а также её широкие возможности.
Если перед вами стоит задача организовать корпоративный обмен сообщениями между сотрудниками головного офиса и филиалов компании - попробуйте MyChat.
Если вам необходима передача файлов, отправка административных оповещений и сообщений всем пользователям, поддержка конференций, интеграция с Active Directory, максимальная простота и гибкость в управлении и администрировании, полное протоколирование всех происходящих событий — попробуйте MyChat.
Если вам нужно простое и удобное решение, легко разворачиваемое и масштабируемое, максимально независимое от внешних факторов и Интернета — попробуйте MyChat.
MyChat — собственный корпоративный сервер обмена мгновенными сообщениями.
